|
ОТ ТРАДИЦИОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА К ЭЛЕКТРОННОМУ ДОКУМЕНТООБОРОТУ.
Цели и задачи служб ДОУ
Основная цель служб ДОУ – организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.
Создание систем электронного документооборота позволит перевести документооборот на новый уровень организации и управления. Наше решение значительно повысит:
- Эффективность деятельности компании в целом.
- Прозрачность и управляемость компании.
- Уровень информационной безопасности.
Задачи служб ДОУ:
- Совершенствование форм и методов работы с документами.
- Обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами.
- Сокращение документооборота, количества форм документов и документов.
- Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации.
- Внедрение электронного документооборота.
Решение «КОРУС Консалтинг» учитывает все задачи и потребности служб ДОУ и обеспечивает оптимизацию каждой из них. СЭД позволит перевести традиционные документы в электронный вид с помощью систем сканирования и регистрировать их, обеспечит автоматический поиск документов, их маршрутизацию, позволит формировать необходимые отчеты и вести архивы, а также распределять права доступа к документам различной степени конфиденциальности. Кроме того, решение «КОРУС Консалтинг» позволит обеспечить юридическую значимость документооборота компании благодаря функции электронно-цифровой подписи.
ВОЗМОЖНОСТИ СЭД «КОРУС КОНСАЛТИНГ»
Возможности системы позволяют перевести ключевые функции документооборота в автоматический режим.
Автоматизация функций организационно-распорядительного документооборота, договорного документооборота и архива:
- Подготовка документов.
- Составление и передача проекта документа по маршруту в целях согласования и утверждения.
- Согласование и утверждение проекта документа.
- Регистрация документа и передача на рассмотрение.
- Рассмотрение документа и передача на исполнение.
- Подготовка отчета об исполнении документа.
- Обработка входящих и исходящих документов.
- Работа с поручениями.
- Создание проектов договоров, согласование и подписание.
- Документационное сопровождение работ по договору.
- Формирование структуры хранения и управление структурой хранения документов.
- Помещение документов в архив.
- Хранение документов в архиве и представление доступа к ним.
- Экспертиза ценности документов, уничтожение документов.
- Отчетность.
Работа с документами
- Ввод и редактирование реквизитов, прикрепление файлов к документам.
- Связывание документов (перекрестные ссылки на документы).
- Автоматическое присвоение регистрационных номеров.
- Сканирование и распознавание образов документов, и их автоматическое прикрепление к карточке.
- Подписка на документы.
- Создание шаблонов документов.
- Создание документов на базе шаблона.
- Контроль регистрации дубликатов документов.
- Обеспечение юридически значимого документооборота благодаря использованию электронно-цифровой подписи.
Контроль исполнения
- Назначение ответственного исполнителя.
- Назначение соисполнителей.
- Постановка документов на контроль.
- Назначение контролера.
- Перепоручение.
- Прерывание исполнения поручений.
- Списки контроля исполнения (просроченные документы, исполнение сегодня, исполнение месяц).
- Оперативный контроль исполнительской дисциплины с помощью закладки «Мониторинг».
- Поиск документов
- Поиск документов по реквизитам.
- Поиск документов по содержимому.
Замещение
- Назначение заместителей и помощников.
Безопасность
- Система позволяет настроить права доступа по видам документов и состояниям жизненного цикла документов.
Уведомления
- Уведомления об изменении состояния документа.
- Уведомления о наступлении срока исполнения.
- Уведомления о просрочке.
Отчеты
- Формирование оперативных отчетов, возможность настройки любых форм отчетов.
Интеграция
- Интеграция с электронной почтой.
- Интеграция с Active Directory.
- Интеграция с внешними справочными системами.
- Интеграция с прочими корпоративными информационными системами.
Инструменты администрирования
В состав системы сходят утилиты администратора, позволяющие управлять пользователями и группами пользователей, определять состояния жизненного цикла, настраивать маршруты, распределять права пользователей и т.д.
Интерфейс пользователя
При разработке СЭД интерфейсу уделялось особое внимание. Для сбора и систематизации требований к интерфейсу проводились опросы пользователей существующих систем, отдельно привлекались специалисты по разработке интерфейсов. В результате интерфейс СЭД удобен для работы всех категорий пользователей – от линейных исполнителей до руководителей.
«КОРУС Консалтинг» предлагает комплекс решений для автоматизации всех процессов документооборота и создания полноценной системы электронного документооборота:
Решения «КОРУС Консалтинг»:
- Значительно повышают эффективность бизнес-процессов.
- Существенно снижают затраты компании, связанные с документооборотом.
- Действительно помогают управлять.
 
|
